Cómo crear una academia online con tu propia marca

Crear una academia online es montar la escuela entera y no un curso suelto: un nombre y una dirección que sean tuyos, un catálogo con varios cursos que lleven de uno a otro, una forma de cobrar en los países de tus alumnos, un equipo con permisos y las páginas legales. El primer curso va dentro, pero es una pieza más. Si solo piensas en un curso, te basta con cómo crear un curso online.

El orden importa más que las herramientas. Primero el nombre y el dominio, porque cambiarlos con alumnos dentro cuesta enlaces y confianza. Después el catálogo y las cuentas. Al final, el equipo y las páginas legales, justo antes de abrir.

Usaremos un ejemplo de principio a fin. Supón que eres maquilladora profesional y quieres montar una academia online para alumnas de España y Latinoamérica. Empiezas con tres cursos: «Automaquillaje en 15 minutos» a 39 USD, para cualquiera; «Maquillaje profesional: nivel 1» a 290 USD, por grupos con fecha de inicio, tareas con fotos corregidas y diploma; y «Maquillaje de novia» a 129 USD, para quien ya trabaja. Te ayudan una segunda profesora y una coordinadora. Los números son de ejemplo.

Crear una academia online o crear un curso: qué cambia

Con un curso decides un temario y un precio. Con una academia decides además cosas que afectan a todos los cursos a la vez:

• La marca: el nombre no puede ser el de un curso, porque el segundo no cabría dentro.
• El catálogo: qué curso lleva a cuál y en qué orden se lanzan.
• La moneda y los métodos de pago, que valen para todo el catálogo.
• Quién del equipo ve qué: correcciones, mensajes, dinero.
• Las páginas legales y lo que prometes con los diplomas.

Montar una academia online con todo esto lleva más que publicar un curso, pero se hace una vez.

La marca y el dominio, antes que el catálogo

El nombre tiene que funcionar para cursos que todavía no existen. «Automaquillaje en 15 minutos» sirve para un curso; para la academia, mejor tu nombre o una palabra que aguante el nivel 1 y el de novia. Pruébalo así: díctalo por teléfono a alguien de otro país y pídele que lo escriba. Si duda con la ortografía, perderás alumnas que lo buscan de memoria. Y busca su significado en Argentina, México y España antes de comprar el dominio: una palabra neutra en Madrid puede sonar rara en Buenos Aires.

El logotipo, cuadrado. Aparece en sitios pequeños, como la pestaña del navegador o el icono del móvil, donde un logotipo alargado se ve diminuto.

Para la dirección, compra el dominio de la marca y usa un subdominio para la academia, como aprende.tumarca.com. El dominio principal queda libre para otra web y los correos pueden salir de hola@tumarca.com. Con un dominio propio y sus registros en orden, tus correos llevan tu nombre y no el de un servicio gratuito.

Un catálogo corto, con un camino de un curso a otro

Tres cursos sueltos no son una academia. Lo que la hace es el camino: quien termina uno sabe cuál es el siguiente y por qué.

Abriríamos con un curso a la venta, no con los tres. Los otros dos se anuncian en la página del catálogo con una lista de espera. El precio es que facturas menos el primer mes; a cambio, el primer grupo te dice qué falta antes de grabar el resto, y la lista de espera te dice cuál de los dos quieren primero.

¿Cuál abrir? El que ya enseñas en persona, porque el temario está probado. En el ejemplo, el nivel 1. Las cuentas también lo apoyan, como verás abajo.

El paquete del nivel 1 con el curso de novia cuesta 379 USD en lugar de 419 (290 + 129). Esos 40 USD de diferencia tienen sentido para quien ya sabe que hará los dos, no como descuento permanente para todos.

Las cuentas de una academia con varios cursos

Los costes fijos son de la academia, no de cada curso: la plataforma, los anuncios, la edición de vídeo. Por eso el mismo mes se ve muy distinto según qué vendas. Con los costes del ejemplo de abajo, 829 USD al mes y la misma comisión, solo con el curso de 39 USD necesitas 23 ventas; solo con el nivel 1, 3.

Supón que un mes vendes 18 automaquillajes, 4 cursos de novia y 2 nivel 1. Son 1798 USD en 24 ventas, unos 75 USD por venta. Pon ese precio medio en la calculadora y cambia el resto por tus costes:

La comisión es un ejemplo: mira la de tu pasarela para tu país. Y el precio medio cambia con la mezcla: si el mes siguiente vendes 30 automaquillajes y ningún nivel 1, la media baja y necesitas más ventas para lo mismo.

Cobrar en varios países

La moneda se decide una vez, para todo el catálogo. Con tarjetas, a través de Stripe o PayPal, la alumna paga en la moneda del pedido y su banco la convierte a la suya, a veces con comisión. Un método local cobra en la moneda local, y eso obliga a elegir: un precio en dólares para todos o un mercado principal con su moneda.

En el ejemplo, con alumnas repartidas entre varios países, cobrarías en dólares con tarjeta y PayPal. Si un día la mitad de tus ventas viene de un solo país, entonces sí vale la pena un método local en su moneda. Empezar con tres monedas multiplica precios, pruebas de pago y devoluciones.

Antes de vender fuera de tu país, pregunta a tu asesor qué impuestos se aplican a cursos vendidos a particulares de otros países, y pon el precio con el impuesto ya incluido.

Equipo, páginas legales y diplomas

Da a cada persona solo lo que necesita. La profesora corrige tareas de sus cursos. La coordinadora responde mensajes y ve la lista de alumnas. Ten en cuenta que la ficha de cada alumna muestra también sus pedidos e importes, así que quien ve a las alumnas ve lo que han pagado. Contrata para ese puesto a alguien de confianza. Te pedirán cosas que no pueden hacer solas, y está bien: es el coste de no tener que revisar quién cambió un precio.

Las páginas legales van antes de abrir: la política de privacidad, las condiciones de compra (qué incluye el acceso, cuánto dura, cómo son las devoluciones) y, en España, un aviso legal con tus datos. Que las revise alguien que sepa de derecho en tus países; una plantilla copiada de otra web puede prometer cosas que tu academia no hace.

El diploma del nivel 1 lo emite tu academia. Acredita que la alumna terminó tu curso, no es un título oficial. Escríbelo así en la página de venta.

Dónde falla una academia nueva

• Tres cursos a medio grabar el día de apertura, en lugar de uno terminado.
• El nombre de la academia es el de su primer curso.
• La compra de prueba se hizo con la tarjeta y nunca con PayPal.
• Todo el equipo con acceso de administrador.
• «Certificado oficial» en la página de venta.

Empezar en la dirección que te da la plataforma no es un error si conectas tu dominio pronto: la dirección original sigue funcionando y los enlaces viejos no se rompen.

Cómo configurar tu academia en Scholaxy

Una escuela nueva funciona 30 días de prueba sin tarjeta y sin elegir plan. Después necesita un plan de pago, desde 79 USD al mes según la página de registro (el precio exacto está en «Plan y pagos»). No hay plan gratuito. Cada plan tiene un límite de alumnos activos y de almacenamiento, y el equipo no cuenta como alumnos.

Paso 1. La marca.

En «Panel de administración» → «Ajustes del sistema» → «🎨 Marca de la escuela» escribe el «Nombre de la escuela» (hasta 80 caracteres) y sube el «Logotipo»: cuadrado, PNG, JPG o WebP, hasta 5 MB, mejor de 512×512 o más. Sale en el menú, el inicio de sesión, las páginas públicas, la pestaña del navegador y el icono del móvil. En «Marca de los mensajes» elige un color oscuro para la cabecera de los correos (el nombre va en blanco), el «Correo de soporte», al que llegan las respuestas, y un pie con tus datos.

Paso 2. El dominio y el remitente.

En la pestaña «Dominio y correo», bloque «Sitio de la escuela», escribe aprende.tumarca.com y pulsa «Obtener registros DNS». Copia el TXT y el A en el panel de tu proveedor de dominio, con el proxy apagado (en Cloudflare, la nube gris), pulsa «Comprobar DNS» y luego «Activar». En «Remitente de la escuela» pon tumarca.com, «hola» delante de la @ y el nombre visible; añade los registros de envío y, si tu dominio no tiene DMARC, el que propone la tabla. No borres los registros que ya usa tu buzón. Este remitente envía los avisos de la escuela; las campañas necesitan tu SMTP o SendPulse.

Paso 3. Los cursos y los diplomas.

En «Aprendizaje» → «Cursos», «Crear un curso» ofrece «Configuración rápida» (9 preguntas) o «Lo armo yo». Cada curso nace oculto hasta que eliges «Mostrar a los estudiantes» en su menú ⋯, así que puedes preparar los tres y abrir uno. Cada grupo del nivel 1 es una formación: para el siguiente, «⧉ Copiar con el contenido». Esa página «Cursos» es la vitrina del equipo; las alumnas ven «Mis cursos». El diploma se diseña en «Aprendizaje» → «Diplomas» → «+ Nueva plantilla» y se conecta con «🎓 Certificado» en la página de la formación, eligiendo como lección de referencia la de la tarea final.

El catálogo público es una página de «Sitio web» → «Páginas» con un bloque «Precios», una columna por curso. Crea también la política de privacidad con el «URL slug» privacy (a ella enlazan el aviso de cookies y la página de pago) y una página de condiciones de compra.

Paso 4. Productos y ofertas.

En «SmartCRM» → «Productos», un producto por curso con el tipo «Acceso al curso» y su oferta. Cada oferta tiene su moneda: las nuevas empiezan en la «Moneda de las nuevas ofertas» («Panel de administración» → «Ajustes del sistema» → «Idioma y región»), que para esta academia es USD, y en cada oferta puedes elegir otra. No se convierte nada. El paquete de 379 USD es una oferta del nivel 1 con el curso de novia como producto adicional. Activa «Compradores» en el acceso de cada curso, o el pago no lo abrirá. La tasa de IVA de la oferta es solo una etiqueta: el impuesto va dentro del precio.

Paso 5. Los cobros.

En «Panel de administración» → «Integraciones» conecta Stripe, PayPal o Mercado Pago. El dinero llega a tu cuenta, no a la de Scholaxy. Los botones de pago se configuran en la caja, /admin/integrations/checkout. Mercado Pago solo cobra en la moneda local de su cuenta, así que la oferta que se paga con él tiene que estar en esa moneda: una cuenta de México cobra ofertas en MXN. Haz una compra de prueba con cada método antes de abrir.

Paso 6. El equipo.

En «Estudiantes» → «Usuarios» pulsa «Añadir» → «Añadir empleado». La profesora, con «Tipo» «Profesor», y elígela en «Profesor:» de la formación para que vea las tareas. La coordinadora, como «Empleado»: en «Permisos», «Cerrar todo» y luego «Estudiantes» → «Usuarios» en «Lectura» y «Mensajes» en «Completo». Un empleado nuevo solo ve Smartrix y la «Base de conocimiento» hasta que le abres secciones. Con «Usuarios» en «Lectura» la coordinadora abre la ficha de cada alumna, con sus pedidos e importes incluidos. Comprueba cada menú con «👁 Entrar como el usuario».

¿Puedo quitar del todo la marca de Scholaxy?

Tu nombre y tu logotipo salen en el menú, el inicio de sesión, las páginas y los correos, y la academia abre en tu dominio. No prometemos que no quede ninguna mención a la plataforma, y Scholaxy no sirve para revender la plataforma como tuya a otras escuelas.

¿Cómo ven las fechas las alumnas de otros países?

Cada persona elige su «Zona horaria» y su «Idioma de la interfaz» en «Mi perfil». Por defecto se usan los de la escuela.

Orden de lanzamiento de tu academia

Márcalo paso a paso; se guarda en tu navegador. Para la página de venta de cada curso, mira cómo hacer la landing de un curso; para vender el primero, cómo vender cursos online.